Las etiquetas de Gmail son una de las características que revolucionaron la gestión del correo electrónico profesional y comercial.
Gmail no utiliza carpetas para clasificar los emails, como lo hacen la mayoría de los servicio de correo electrónico de su tipo, sino etiquetas.
Esto tiene, a mi criterio, algunas ventajas. Vamos a ver en esta guía para qué sirven las etiquetas y cómo usarlas.
¿Qué son las etiquetas de Gmail?
Las etiquetas de Gmail son marcas que podemos ponerle a cada email para clarificarlo según los criterios que se nos ocurra.
Una etiqueta es similar a los post it de colores que pegamos en las hojas de papel.
En la lista de mensajes podemos ver las etiquetas de cada email junto al asunto (siempre y cuando no la hayas ocultado).
Cuando estás dentro de un email puedes ver sus etiquetas en la parte superior de la página, junto al asunto.
¿Para qué sirven las etiquetas de Gmail?
A diferencia de cómo funcionan las carpetas, las etiquetas de Gmail permiten que cada email pueda tener varias etiquetas, no una sola.
Es decir que nos permiten clasificar un mismo email por diferentes criterios. Algo muy útil por cierto.
Por ejemplo un mismo correo lo podríamos clasificar por el cliente al que corresponde y por el tema tratado.
Esto nos permite filtrar luego por los correos de ese cliente, o bien por los correos de determinado tema, y encontrar el mismo email ambas veces.
¿Cómo etiquetar un email de Gmail?
Hay dos formas de etiquetar un email en Gmail. Vamos a ver cómo se hace.
En la lista de mensajes
Cuando estás en la lista de mensajes y necesitas etiquetar un correo debes seleccionar los emails que vas a etiquetar y luego ir al icono Etiquetas.
- Al hacer clic en el icono Etiquetas se despliega la lista de etiquetas de Gmail que están disponibles.
- Puedes elegir una o varias de esas etiquetas, e incluso escribir el nombre de una etiqueta nueva y crearla.
- Una vez elegidas todas las etiquetas de Gmail que vas a asignarle al correo electrónico debes hacer clic en Aplicar.
En un correo electrónico
Cuando estás leyendo un email y quieres asignarle una etiqueta de Gmail simplemente vas al icono Etiquetas.
- Al hacer clic en el icono Etiquetas se despliega la lista de etiquetas que están disponibles.
- Puedes elegir una o varias de esas etiquetas, e incluso escribir el nombre de una etiqueta nueva y crearla.
- Una vez elegidas todas las etiquetas de Gmail que vas a asignarle al email debes hacer clic en Aplicar.
¿Cómo crear una etiqueta en Gmail?
Crear una nueva etiqueta en Gmail es muy sencillo. Hay dos formas de crear nuevas etiquetas de Gmail.
Crear una etiqueta y asignarla a un email
Si queremos asignarle a un correo electrónico una etiqueta nueva simplemente hacemos ésto:
- Vamos a icono Etiquetas y debajo de la lista de etiquetas que se despliega seleccionamos la opción Crear etiqueta.
- Luego escribimos el nombre de la etiqueta.
- Si queremos que sea una sub-etiqueta de otra etiqueta de Gmail ya creada, ahí mismo podemos elegir la que será la etiqueta superior.
- Hacemos clic en Crear.
Crear una etiqueta sin asignarla a un email
Si en cambio solo queremos crear una etiqueta tenemos que ir a la lista de etiquetas de Gmail que se encuentra sobre la izquierda:
- En la lista de etiquetas bajamos hasta el final de la lista y hacemos clic en Nueva etiqueta.
- Luego escribimos el nombre de la etiqueta.
- Si queremos que sea una sub-etiqueta de otra etiqueta ya creada, ahí mismo podemos elegir la que será la etiqueta superior.
- Hacemos clic en Crear.
Color de la etiqueta
Para asignarle un color a una etiqueta de Gmail vamos a la lista de etiquetas.
- Pasamos por encima de la etiqueta de Gmail a la que queremos cambiar el color para ver el icono de los 3 puntos.
- Cuando hacemos clic en los 3 puntos se despliega una serie de opciones.
- La primera opción te permite elegir el color de la etiqueta de Gmail o definir un color personalizado.
Cambiar el nombre de una etiqueta
Si necesitamos cambiarle el nombre a una etiqueta de Gmail tenemos que ir a la lista de etiquetas.
- Pasamos por encima de la etiqueta de Gmail a la que queremos cambiar el nombre para ver el icono de los 3 puntos.
- Cuando hacemos clic en los 3 puntos se despliega una serie de opciones.
- La opción Modificar te permite cambiar el nombre de la etiqueta.
Anidar la etiqueta
Es posible anidar una etiqueta de Gmail como sub-etiqueta de otra etiqueta en el momento de crearla, como ya vimos más arriba.
Si en cambio necesitamos anidar como sub-etiqueta una etiqueta de Gmail que ya está creada tenemos que ir a la lista de etiquetas.
- Pasamos por encima de la etiqueta de Gmail para ver el icono de los 3 puntos.
- Cuando hacemos clic en los 3 puntos se despliega una serie de opciones.
- La opción Modificar te permite elegir la que será la etiqueta superior.
Borrar una etiqueta
Para borrar una etiqueta de Gmail tenemos que ir a la lista de etiquetas.
- Pasamos por encima de la etiqueta de Gmail que queramos borrar para ver el icono de los 3 puntos.
- Cuando hacemos clic en los 3 puntos se despliega una serie de opciones.
- Buscamos la opción Eliminar etiqueta.
Mostrar y ocultar etiquetas
Gmail nos permite definir qué etiquetas se muestran y cuáles se ocultan, tanto en la lista de etiquetas que está sobre la izquierda de la pantalla como en la lista de mensajes.
Esto es práctico ya que podemos tener etiquetas que no se utilizan mucho y preferimos ocultarlas para que no molesten.
Si queremos ocultar o mostrar alguna etiqueta de Gmail tenemos que ir a la lista de etiquetas.
- Pasamos por encima de la etiqueta de Gmail para ver el icono de los 3 puntos.
- Cuando hacemos clic en los 3 puntos se despliega una serie de opciones.
- Las opción En la lista de etiquetas te permite definir si la etiqueta se oculta o se muestra en la lista de etiquetas.
- Las opción En la lista de mensajes te permite definir si la etiqueta se oculta o se muestra en la lista de mensajes.
En el caso de la lista de etiquetas tenemos una tercera posibilidad que es la de mostrar la etiqueta solo cuando tiene mensajes sin leer.
Cómo ver las etiquetas ocultas
Todo lo anterior está muy bien pero qué pasa si queremos acceder a alguna etiqueta que decidimos ocultar…
Simplemente vamos hasta abajo en la lista de etiquetas y hacemos clic donde dice Más… para que se amplíe la lista mostrando también las etiquetas ocultas.
Etiquetado automático de emails
El verdadero potencial de las etiquetas aparece cuando aprendemos a configurar Gmail para que etiquete los emails automáticamente ni bien van llegando.
Esto se logra configurando filtros de mensajes. Pero eso es un tema para otra guía.
Te invito a probar las etiquetas de Gmail, si todavía no las usas, y comprobar en persona las ventajas que ofrecen para gestionar tu correo electrónico.
