¿En qué consiste la expedición de mercancías?
La expedición de mercancías corresponde a la última fase de preparación de pedidos. Allí los paquetes son clasificados y acondicionados, según sus características, para su envío final. El objetivo principal consiste en enviar los productos al cliente de manera que salgan del almacén en dirección a la entrega determinada en el tiempo acordado y en perfecto estado.
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Las expediciones se ordenan en rutas de transporte que contienen uno o varios pedidos, de manera que una expedición pertenecerá a sólo una ruta de transporte.
Este proceso de expedición de mercancías cuenta con diferentes fases, cada una con una tarea asociada, con la finalidad de garantizar su éxito. Repasamos en qué fases se divide este proceso y de qué manera podemos mejorarlo para que sea lo más efectivo posible.
Fases de la expedición de mercancías:
Planificación de entregas
La expedición de mercancías requiere de planificación ya que no funciona de manera aislada del resto de procesos que ocurren en el almacén.
En esta fase se hace un listado de los pedidos a preparar y enviar durante el día, se asignan los pedidos a los transportistas y se les indica en qué franja horaria tendrán que recoger la mercancía, se programa en qué lugar se va a hacer la carga y también se prevé el espacio que se va a necesitar en la zona de almacenaje.
Consolidación y ordenación de mercancías
Consiste en el agrupamiento de mercancías procedentes de las distintas zonas del almacén que van a viajar con el mismo destino. Es importante que el proceso de preparación de pedidos se ejecute con orden para no tener paradas mercancías en expedición a la espera que lleguen las otras referencias que van a completar el pedido a enviar.
Comprobación de la documentación y acondicionamiento
Antes de realizar el envío se revisa la documentación y mercancía para evitar errores y garantizar que el cliente reciba correctamente su pedido. Se chequea documentación como la recepción del pedido, el orden de picking, el albarán, la hoja de ruta etc., se comprueba que estén todos los productos demandados y se verifica toda esta información en el sistema de gestión de almacenes (SGA), esto último en el caso de almacenes automatizados.
Además, en esta fase también se comprueba que el volumen y gramaje del pedido cumpla con los requerimientos del transportista.
Por otro lado, se acondiciona el pedido. Las mercancías se terminan de embalar o empaquetar, se etiquetan y se precintan.
Carga de la mercancía
La expedición de mercancías finaliza con la carga en el transporte donde vaya a viajar. Antes de todo, se debe verificar que el transporte que espera es el correcto. Si es así, se coloca la mercancía. En esta fase se acostumbran a utilizar equipos de manutención como carretillas elevadoras. La expedición concluye cuando recibimos el albarán firmado por el transportista, confirme que ha recibido la mercancía y está conforme.
Consejos para realizar una expedición de mercancías con éxito
Planifica tiempos (con un software)
La precisión en la planificación es clave para poder realizar una expedición de mercancías exitosa. Para ello, es de gran ayuda contar con un software de gestión de almacenes para organizar toda la información del pedido y según ésta establecer las tareas de los operarios. Por ejemplo, un sistema de gestión de almacenes (SGA) te permite configurar diferentes parámetros logísticos como: la ruta de reparto, el cliente, el tipo de vehículo, la prioridad del envío… y agrupar los siguiendo esta información. El SGA permite organizar pedidos tanto de manera estática, al inicio de cada turno, como también de manera dinámica, ajustando las expediciones según se vayan recibiendo nuevos pedidos.
Almacena y ubica con lógica
La organización de los pedidos en el almacén es crucial para reducir los tiempos de búsqueda y conseguir así que los operarios sean más efectivos en su trabajo. La rotación de inventarios y el método ABC de clasificación de inventarios pueden ser de gran ayuda.
Estandariza y simplifica la gestión de documentos
Alcanzar los 0 errores en la verificación de documentos es más que fundamental. ¿Cómo lo podemos conseguir? Estandarizando las normas de etiquetado y documentación del almacén con las del transportista, con ello se agiliza todo el proceso. Por otro lado, podemos utilizar un SGA con dispositivos de asistencia automáticos que permite, por ejemplo, montar cajas con ambas manos y validar más rápidamente los paquetes.
Garantiza un mínimo de stock
Para optimizar la expedición de mercancías es importante disponer siempre de unos mínimos de stock y para poderlo conseguir es imprescindible controlar todos y cada uno de los movimientos del almacén y llevar a cabo una adecuada gestión del inventario.
Automatiza una o varias partes del proceso
Nos ayudará a realizar tareas de manera más rápida y eficaz. Podemos automatizar la expedición de mercancías con transportadores en la zona de almacenaje, este tipo de transportadores mantienen la velocidad de deslizamiento constante asegurando la estabilidad de la carga. Por otro lado, podemos automatizar la identificación de las mercancías con etiquetas RFID, que vendrían a ser un tipo de chips identificativos con el que se consigue una lectura rápida de la información y nos evita el escaneo directo, con lo que mejora en control de las mercancías y nos permite conocer su ubicación en todo momento. Además, podemos ayudarnos de plataformas de carga y descarga automáticas que permiten acelerar el proceso al máximo.
Finalmente, no hay que olvidar que todos los procesos que suceden en un almacén no son independientes y cada uno depende de cómo esté funcionando el otro. Por ello, es de gran importancia que todos los pasos que sucedan estén bien engrasados entre sí para asegurar una exitosa expedición de mercancías.
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